Tips Memilih Sistem Informasi yang Tepat Bagi Perpustakaan

Tips Memilih Sistem Informasi yang Tepat Bagi Perpustakaan

Dewasa ini kita sering melihat bahwa perkembangan teknologi informasi telah memberi efek besar bagi proses pengembangan perpustakaan. Teknologi informasi memaksa pustakawan melakukan peralihan (migrasi) tata kelola manajemen dari konvensional ke berbasis teknologi. Istilah-istilah baru seperti otomasi, repositori, perpustakaan digital mulai muncul menandai masa baru perpustakaan di era teknologi informasi. Tentunya perkembangan ini harus disambut positif oleh pustakawan karena keberadaan teknologi di perpustakaan dapat membantu menekan beban kerja pustakawan yang selama ini sangat berat. Selain itu keberadaan teknologi membantu proses penyebaran informasi karena pemustaka dapat mengakses informasi perpustakaan melalui beberapa portal sistem penelusuran yang dapat diakses secara online.

Perkembangan teknologi memberikan banyak pilihan pemanfaatan sistem informasi perpustakaan, beberapa aplikasi perangkat lunak muncul dengan berbagai fitur yang ditawarkan untuk memberikan kemudahan bagi pustakawan. Sebaran sistem informasi perpustakaan yang dapat diakses secara gratis memberikan dampak baik bagi pengembangan perpustakaan karena pustakawan dapat melakukan konsep pembangunan perpustakaan berbasis teknologi cukup dengan memanfaatkan salah satu sistem informasi yang dapat diunduh secara gratis melalui internet. Selain itu apabila dirasa perpustakan memiliki anggaran yang berlebih maka mereka dapat menciptakan sendiri sistem informasi sesuai keinginan dan harapan manajemen perpustakaan.

Pemanfaatan sistem informasi memang memberikan pengaruh besar bagi perpustakaan, karena dengan adanya sistem informasi maka kinerja pustakawan dan perpustakaan mulai perlahan meningkat. Proses pelayanan berjalan lebih cepat, dan kegiatan transfer informasi berjalan lancar. Akan tetapi timbul persoalan baru saat pustakawan mulai larut terhadap pemanfaatan sistem informasi perpustakaan yaitu apakah sistem informasi yang dipilih oleh pustakawan sudah tepat dan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan ? karena jika sistem informasi yang digunakan ternyata memberikan kerugian bagi perpustakaan maka menjadi tugas pustakawan untuk bertanggung jawab terhadap sistem informasi yang digunakan. Oleh karena itu untuk mengantisipasi masalah tersebut, maka pustakawan perlu melakukan analisa kebutuhan, dan uji coba sistem informasi sebelum siap menjalankannya untuk kepentingan pelayanan dan temu kembali informasi. Untuk pemilihan sistem informasi yang tepat, maka pustakawan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut;



  1. User friendly
    Pastikan sistem informasi yang akan digunakan memiliki sifat user friendly, artinya sistem informasi mudah dioperasikan oleh pustakawan dan juga pemustaka, memiliki fitur yang mudah dipahami, memiliki tampilan yang bagus dan tidak enak dipandang. Pastikan sistem informasi memberikan kemudahan dari segi pencarian informasi dan proses administrasi pelayanan perpustakaan.
  2. Harga terjangkau dengan kualitas baik
    Perpustakaan memiliki masalah dari sisi pendanaan untuk sektor pengembangan berbasis teknologi. Oleh karena itu pustakawan dapat mensiasati problem tersebut dengan mencari sistem informasi yang bersifat open source namun tetap memiliki kualitas baik. Pustakawan juga dapat melakukan kerjasama dengan beberapa vendor rekayasa perangkat lunak untuk membuatkan sistem informasi yang tepat dan sesuai kebutuhan perpustakaan namun dengan biaya yang dapat dipenuhi pihak perpustakaan.
  3. Mudah untuk di update dan upgrade
    Salah satu permasalahan pustakawan saat menggunakan sistem informasi adalah susah sekali melakukan update dan upgrade karena alasan kurangnya pengetahuan terhadap bahasa pemrograman. Oleh karena itu sebagai alternatif maka pustakawan perlu mencari sistem informasi yang memberikan kemudahan untuk update dan upgrade sistem secara berkala. Setidaknya cari sistem informasi yang memberikan panduan-panduan pengoperasian hingga proses perawatan sistem informasi. Selain itu pustakawan dapat menggunakan sistem informasi yang berbasis komunitas yang kemungkinan akan terus dikembangkan oleh komunitas-komunitas untuk tujuan kebermanfaatan sistem informasi bagi pengembangan perpustakaan.
  4. Keamanan terjamin
    Sistem informasi harus menjamin bahwa data yang kita masukkan kedalam databasenya akan aman, tidak mudah di hack, dicuri, dibobol oleh oknum tidak bertanggung jawab. Salah satu kriteria penting yang perlu ditetapkan pustakawan terhadap pemilihan sistem informasi adalah soal jaminan keamanan sistem informasi. Perpustakaan mememiliki tanggungjawab untuk menjaga data anggotanya supaya tidak disalahgunakan oleh pihak lain yang tidak bertanggung jawaba, oleh karena itu sangat penting bagi manajemen untuk mempertimbangkan tingkat keamanan terhadap sistem informasi yang akan digunakan.
  5. Berbasis online
    Perkembangan jaman mengharuskan perpustakaan harus dapat diakses secara online sehingga informasi yang ada didalamnya dapat diakses oleh masyarakat luas. Oleh karena itu dibutuhkan sistem informasi yang dapat memberikan fasilitas akses massal terhadap informasi perpustakaan yaitu melalui internet. Sistem informasi menjadi salah satu media branding perpustakaan, oleh karena itu sangat penting mengadakan sistem informasi berbasis online sehingga perpustakaan dapat dikenal oleh masyarakat sebagai salah satu pusat informasi kredibel dalam memberikan informasi yang berkualitas.

 

Sumber gambar:

https://www.merdeka.com/uang/4-dampak-buruk-jika-ri-tak-pakai-teknologi-digital.html

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *